人力資源管理系統推薦&功能比較懶人包!為HR減輕工作量
所謂人力資源管理系統(Human Resources System, HRM) 是用作對企業的人力資源管理方面進行分析、規劃、實施、調整,提高企業人力資源管理水平,更具系統化的服務於組織或團體目標。簡單來說,就是一個專門解決中小型企業的人力資源管理而研發的一套智能化的人力資源管理系統及管理工具,其最大的特點是可以利用網路完成各種人事管理功能,例如處理加班、請假、出差、出糧單等,而且所有的信息都會保留在人力資源管理系統中,方便員工隨時查閱。
文章大綱:
1. 人力資源管理系統的作用
2.1 系統功能的靈活性
2.2 雲端系統的設置
2.3 勞工法例的緊貼度
2.4 數據安全性
3.1 ReportNOW
3.2 YOOV WORK
3.3 Flex 系統
3.4 Workstem
作為Human Resources (HR),要負責及處理的事情還不少,除了要做人事工作外,還有很多的瑣碎雜事,例如記錄員工上下班打卡的時間和遲到早退情況,要安排前線同事的每日班次,還要處理同事的請假申請,要為同事解答他們的年假還有幾日可以申請,處理公司的病假申請等。有些公司沒有Admin部門,因此HR還要兼任Admin,處理公司內的雜務,日漸增加的工作量,讓公司一眾HR都煩惱不己。要解決HR工作量多且繁複的問題,一個功能強大的人力資源管理系統便顯得非常重要。然而,市面上的人力資源管理系統眾多,到底要怎樣選擇一個適合自己公司的人力資源管理系統的確是個令人困擾的議題。到底要單靠同事推薦的人力資源管理系統,還是選擇一個較便宜的人力資源管理系統呢?本文在此會為大家介紹多個網上推薦的人力資源管理系統,讓大家慎重選擇。
對企業而言,在企業規模不斷發展、科技不斷進步的情況下,傳統的人力管理方式無疑難以滿足現時實際上的人力資源需求。在這個時候,人力資源管理電子化正是企業需要採取的方案。不論是傳統大企業、跨國企業抑或是初創公司,都非常重視員工的考勤數據,傳統企業採用打卡機記錄員工上下班資訊,但人力資源部門在計算薪資時卻需將數據轉換到其他人力資源管理系統的報表上,過程中難免出現人手錯漏,而人力資源管理系統就能減少因人手計算薪資而出現紕漏,省卻核對工序,並能避免引起不必要的糾紛。
判斷人力資源管理系統優劣的重要因素
系統功能的靈活性
每間公司的營運方式都不同,政策規定亦不相同,對於規模較大的公司來說,公司的部門多,甚至要分成前線及後勤部門,不同的部門,或不同的員工,也可能有著不同的規定,所以在選擇一個人力資源管理系統,絕對不能道聽途說,只選擇旁人推薦的人力資源管理系統,而是要確切了解公司真正的需要,了解系統是否符合人力資源管理需求,又或者,該人力資源管理系統是否有強大的自定義功能,讓HR部門在操作系統時,根據自己的需要,設定功能,如添加補假、補鐘、OT Pay等功能,讓公司的員工在使用系統時更有彈性、更方便。
雲端系統的設置
處於疫情期間,不論是公司的HR員工,或是公司其他部門的員工,都可能會因需要進行隔離而轉為在家工作,因此,一個可以支援雲端工作的雲端的人力資源管理系統便可以讓員工的遙距管理更靈活、方便。採用配置雲端系統的人力資源管理系統,公司的HR部門不需要處理紙本文件,員工又能夠透過雲端系統進行遙距打卡、排班及請假,而人力資源同事與管理層可以透過系統即時檢視員工的上班情況,實時查詢缺勤、加班情況,無論員工是在家工作,抑或回到辦公室值勤,他們的上下班時間都一目了然,因此,一個配置雲端功能的人力資源管理系統可說是不論對於HR部門,或是對於整個企業而言,都十分重要。
勞工法例的緊貼度
人力資源管理的薪金計算、假期計算安排會涉及不同因素影響,如每年的公眾假期都有變化,而勞工法規也會定時更新,因此,人力資源管理系統內的資料需與時並進。公司在比較不同人力資源管理系統供應商時,需要考慮到維護更新的頻率,系統必需與現實緊貼,才能符合公司及社會的現實發展需要。
數據安全性
人力資源管理系統是一個巨大的「資料庫」,系統內存放了所有員工的資料,這些都是對企業、對員工來說,非常重要的私隱資料,所以在選擇一個人力資源管理系統時,必須留意系統的安全性和保密性,確保系統能保障資料的安全,以免資料外洩,造成私隱安全問題。
本港企業常用的人力資源管理系統
ReportNOW
ReportNOW是一間領先的軟件供應商,專注提供貿易及分銷管理方案和企業資源規劃方案,及開拓流動式平台軟件。他們的人力資源管理系統能夠滿足企業對人力資源自動化管理的即時需求,涵蓋電子休假、考勤管理及費用申報等功能,讓企業能更有效控制人力資源,提升管理效率,該人力資源管理系統除了桌面版軟件,亦配備手機應用程式,支援多個員工同時使用,能夠讓企業上下員工共享實時資源,員工亦能在手機應用程式上查閱休假申請狀態、假期積存以及實時考勤記錄,員工遲到、早退、缺勤、休假等資訊亦能一目了然,相當方便。
此外,ReportNOW更特別設有費用申報系統,讓員工簡易捷取和附上收據費用申請、輕鬆申請及審批費用報銷,並於於流動裝置上查閱費用申報狀態及記錄,是多功能的人力資源管理系統。
YOOV WORK
YOOV是一間科技企業,旗下有著不同類型的管理系統,而YOOV WORK人力資源管理系統便是其中之一。該系統也是一個同時兼備電腦與手機兩用的人力資源管理系統,而且功能相當多元化,在考勤管理方面,人力資源管理系統自動統計員工打卡記錄、考勤數據及其他資料,並自動輸出電子報告,且設有多種打卡方式,方便疫情下的工作模式,包括支援人面或指紋辨識打卡,連接系統實時導入數據,亦可使用手機APP、GPS 或公司 Wi-Fi 打卡,而且員工也能實時查閱所有遲到、早退、請假資訊,及可以隨時使用手機 APP 查閱考勤記錄,並自行申請缺漏補簽,同時也方便了公司的管理層能全面了解公司員工出勤狀況。而且,對於一些將考勤與薪金掛鉤的公司而言,該人力資源管理系統會根據考勤數據自動計算,再自動調整薪酬,為HR部門省卻了不少方便。
除了考勤外,YOOV WORK人力資源管理系統也有電子排班功能,可以可建立多個考勤組別 (固定/排班/自由打卡/不打卡),並設定上下班時間及打卡方式,系統根據已定規則管理及計算員工考勤數據和薪酬,又支援手機排班、調更,任何更表改動即時同步手機 APP,員工可查閱排班資訊,改善訊息及溝通混亂問題,是個功能多元化的人力資源管理系統。
Flex 系統
FlexSystem是提供新一代企業資源計劃軟件平台的IT領導公司,目的在於將顧客的營運效能最大化,而Flex 旗下的人力資源管理系統設有六大主要功能,如配合靈活彈性的薪酬配套及計糧系統,可自行為人才組合一系列的薪酬福利計劃,亦支援成本分攤到成本中心及提供深入的成本分析及薪酬報告的薪酬管理系統;根據法規處理繁複的計算工資,支援自動支付休假丶公眾假期及超時工作工資的計糧系統;依各項人才政策支援多種休假類型,包括享有休假計算及累積休假天數,自動化按照假期計算薪酬的計糧系統;靈活彈性、具有智能編更功能,而且可以與可與薪酬計糧及假期管理系統整合的考勤管理等,Flex 的人力資源管理系統可說是一個透過一個中央平台,把員工檔案、考勤、計糧、休假流程等自動化,提升企業管理效率的人力資源管理系統,公司可以透過這個具有彈性的系統支援人才管理系統的數碼化管理,甚至運用策略性人才管理系統識辨及培養人才,對整體公司的營運而言,相當實用。
Workstem
Workstem 專注於服務中小型企業,為其提供人力資源管理系統信息化解決方案,該系統是一個一站式人力資源系統,助公司透過擁有強大AI公式引擎的人力資源管理系統,達到HR數碼化轉型,並以以一體化的創新綜合管理系統的模式,最大程度地提高企業的工作效率,簡化HR的工作流程。Workstem 的人力資源管理系統包含了員工個人信息管理、考勤、假期、薪資計算、強積金供款、報稅等六大功能,還提供了更多相關的分析報告。例如:商務分析、薪酬成本及差異分析等。
另一方面,Workstem 的人力資源管理系統各項功能均有個性化功能,僱主或主管能夠根據公司實際情況制定自訂排班、假期、薪酬規則,系統會根據自訂規則計算公司內僱員的更表、假期及薪酬,緊貼香港法例,而且系統亦支援多個打卡地點,支援多種打卡方法,包括:藍牙設備、GPS定卡、二維碼打卡、面容辨識打卡,方便完整記錄員工總考勤時數、遲到及缺勤數據,為計薪及執行表現考核做好準備。
此外,Workstem的人力資源管理系統還與Xero會計軟件實現了API連接,可一鍵將數據輸出,能把數據匯出至其他軟件或轉換成Excel檔案及各種圖表等,達致公司內數據互通,對於規模較大、設有多個系統的公司來說,是一個不可或缺、受到不少公司的推薦的人力資源管理系統。
總結
一如些文所言,HR的工作並不如外界所想般輕鬆,想減輕HR繁重的工作,數碼化及自動化已是大勢所趨,而且對於企業的管理層及老闆而言,一個功能強大的人力資源管理系統,也並非只是簡純地減省員工的工作而己,也是能監察及了解公司的運作的重要工具!